Dalam dunia bisnis, ada banyak pengeluaran kecil yang sering terjadi setiap hari. Misalnya, membeli alat tulis, membayar ongkos kurir, atau menyediakan konsumsi untuk rapat mendadak. Jika setiap transaksi kecil ini harus dicatat dan diajukan sebagai pengeluaran utama, tentu akan merepotkan, bukan? Inilah mengapa petty cash atau kas kecil menjadi solusi yang praktis untuk bisnis.
Namun, meskipun jumlahnya kecil, petty cash tetap harus dikelola dengan baik agar tidak terjadi pemborosan atau penyalahgunaan dana. Lalu, bagaimana cara mengelola petty cash dengan efektif? Yuk, kita bahas lebih lanjut!
Apa Itu Petty Cash?
Petty cash adalah dana kas kecil yang disiapkan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran operasional sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil. Dana ini biasanya disimpan dalam bentuk tunai agar lebih mudah digunakan tanpa perlu melalui prosedur pengajuan dana yang panjang.
Sebagai contoh, bayangkan seorang staf administrasi perlu membeli tinta printer seharga Rp50.000. Jika harus mengajukan anggaran ke bagian keuangan yang memiliki proses verifikasi ketat, tentu akan memakan waktu. Dengan adanya petty cash, staf tersebut bisa langsung menggunakan dana yang tersedia dan mencatat pengeluaran tersebut untuk pelaporan nanti.
Baca Juga: Mari Belajar Mengenai Laporan Kas Kecil; Arti, Kegunaan, Tujuan, dan Metode Pencatatan
Manfaat Petty Cash dalam Bisnis
Mengelola petty cash dengan baik dapat memberikan banyak manfaat bagi bisnis, di antaranya:
1. Mempermudah Transaksi Kecil
Tanpa petty cash, pengeluaran kecil bisa menjadi rumit karena harus melalui persetujuan yang panjang. Dengan kas kecil, transaksi operasional harian bisa dilakukan dengan cepat tanpa mengganggu alur kerja.
2. Menghemat Waktu dan Biaya Administrasi
Jika setiap pengeluaran kecil harus melalui proses reimbursement, perusahaan akan menghabiskan lebih banyak waktu dan tenaga administrasi. Petty cash membantu mengurangi birokrasi ini.
3. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan adanya dana yang siap digunakan, karyawan tidak perlu menalangi uang pribadi terlebih dahulu untuk keperluan operasional, sehingga mereka dapat bekerja lebih efisien.
4. Memudahkan Pengelolaan Anggaran
Dana petty cash yang dikelola dengan baik dapat membantu bisnis memantau dan mengendalikan pengeluaran kecil agar tidak terjadi kebocoran keuangan yang tidak terkontrol.
Cara Mengelola Petty Cash dengan Efektif
Agar tidak terjadi penyalahgunaan, petty cash harus dikelola dengan sistematis. Berikut langkah-langkah pengelolaan uang cash yang bisa diterapkan:
1. Tentukan Jumlah Dana yang Dialokasikan
Tentukan jumlah uang cash yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Jangan terlalu besar agar tidak terjadi kebocoran keuangan, tetapi juga jangan terlalu kecil agar cukup untuk menutupi pengeluaran operasional harian.
2. Buat Kategori Pengeluaran
Tentukan jenis pengeluaran yang boleh menggunakan uang cash, misalnya biaya transportasi, alat tulis kantor, atau konsumsi rapat. Dengan cara ini, penggunaannya bisa lebih terkontrol.
3. Tetapkan Orang yang Bertanggung Jawab
Pilih seorang kasir atau staf keuangan yang bertanggung jawab mengelola uang cash. Orang ini harus mencatat setiap transaksi dan memastikan bahwa dana digunakan sesuai aturan.
4. Gunakan Sistem Pencatatan yang Jelas
Buatlah sistem pencatatan yang rapi, baik secara manual dengan buku kas kecil atau secara digital dengan aplikasi kas keuangan. Catat setiap transaksi beserta tanggal, jumlah, keperluan, dan bukti pengeluaran.
5. Lakukan Pengisian Ulang Secara Berkala
Tentukan jadwal pengisian ulang uang cash, misalnya setiap minggu atau setiap bulan, tergantung pada frekuensi penggunaannya. Pastikan saldo yang digunakan sudah dicatat dengan benar sebelum mengisi ulang.
6. Audit Secara Rutin
Agar tidak terjadi penyalahgunaan dana, lakukan audit atau pengecekan rutin. Bandingkan saldo kas kecil dengan catatan transaksi untuk memastikan tidak ada ketidaksesuaian.
Tips Mencegah Penyalahgunaan Petty Cash
Karena petty cash berbentuk uang tunai, risiko penyalahgunaan cukup tinggi. Berikut beberapa tips untuk mencegahnya:
- Batasi akses hanya kepada orang yang dipercaya dan bertanggung jawab.
- Gunakan sistem pengesahan untuk setiap pengeluaran, seperti meminta tanda tangan supervisor sebelum dana digunakan.
- Simpan bukti transaksi untuk setiap pengeluaran guna mempermudah pencatatan dan audit.
- Gunakan software keuangan agar pencatatan lebih rapi dan transparan.
Baca Juga: 2 Metode Mengelola Petty Cash yang Benar dalam Bisnis
Kesimpulan
Mengelola petty cash secara manual memang bisa dilakukan, tetapi ada risiko kehilangan catatan atau kesalahan pencatatan. Solusi terbaik adalah menggunakan sistem keuangan berbasis teknologi seperti iSeller. Dengan fitur manajemen keuangan yang canggih, iSeller membantu bisnis dalam mencatat, memantau, dan mengontrol pengeluaran operasional dengan lebih mudah dan efisien.
Jangan biarkan keuangan bisnis Anda bocor hanya karena pengeluaran kecil yang tidak terkontrol! Gunakan iSeller untuk manajemen keuangan yang lebih praktis dan transparan.
Segera daftar GRATIS sekarang dan kelola bisnis Anda dengan lebih profesional!