Di dalam dunia bisnis, invoice atau faktur merupakan bentuk bukti transaksi yang sangat penting untuk diberikan kepada customer. Namun, bagaimana cara membuat invoice dengan tepat dan apa saja yang perlu dicantumkan dalam invoice tersebut?
Bagi kamu yang hingga saat ini masih bingung mengenai cara untuk membuat faktur dengan tepat, silakan baca pembahasan dalam artikel ini hingga akhir, ya. iSeller akan memberikan berbagai informasi seputar faktur mulai dari pengertian, tujuan, dan cara pembuatannya di bawah ini.
Apa Itu Invoice?
Ssecara simpel, invoice adalah sebuah dokumen tertulis atau surat tagihan yang digunakan sebagai bukti sebuah pembelian barang atau jasa yang berisikan jumlah biaya yang harus dibayarkan oleh pihak pembeli.
Invoice dikirimkan oleh pihak penjual kepada pembeli dan berfungsi sebagai bukti transaksi yang dilakukan oleh kedua belah pihak.
Biasanya, dalam 1 dokumen faktur terdapat 3 rangkap yang masing-masing diberikan kepada customer, penjual, dan lembar terakhir disimpan sebagai arsip perusahaan. Nantinya, perusahaan akan dapat kembali melakukan perhitungan omzet melalui setiap faktur yang telah dikeluarkan.
Baca Juga: 7 Cara Meningkatkan Omset Penjualan Dengan Efektif
Berikut ini, ada beberapa tujuan dari pembuatan sebuah faktur , yaitu:
- Menjadi bukti pembayaran customer
- Menjadi bukti untuk pelaporan pajak perusahaan
- Menjadi arsip untuk bagian keuangan/finance perusahaan
Bagaimana Cara Membuat Invoice Dengan Benar?
Setelah kamu mengetahui seluruh informasi mengenai faktur, di bawah ini, iSeller akan menjelaskan 5 langkah untuk dapat membuat invoice dengan tepat. Apa saja kelima langkah tersebut?
1. Memasukkan Komponen-komponen Penting dalam Faktur
Invoice adalah salah satu dokumen yang nantinya akan dijadikan rujukan dalam penyusunan laporan keuangan sebuah perusahaan. Maka dari itu, cara membuat invoice yang pertama adalah kamu harus memperhatikan komponen apa saja yang harus ada di dalam invoice untuk mempermudah dalam proses pembuatan laporan keuangan nantinya.
Di dalam sebuah faktur, setidaknya diperlukan minimal 7 komponen, yaitu:
- Nama dokumen invoice atau judul invoice;
- Nomor invoice yang unik. Elemen ini akan menjadi referensi bagi penjual dan pembeli untuk mengurutkan tagihan agar tidak terjadi kesalahpahaman.
- Nama dan alamat pihak yang akan melakukan pembayaran. Perusahaan atau individu yang akan melakukan pembayaran bersama dengan alamat kemana invoice akan diberikan harus kamu cantumkan di dalam invoice. Hal ini untuk membantu pihak yang akan membayar kalau invoice tersebut benar ditujukan pada mereka.
- Nama dan alamat pihak yang akan menerima pembayaran. Elemen ini akan membantu pihak yang akan membayar untuk mengirimkan faktur atau cek kepada pihak yang akan menerima pembayaran.
- Daftar barang atau layanan yang diperjualbelikan. Di dalam faktur, kamu harus mencamtukan secara detil daftar barang dan layanan yang diperjualbelikan serta detil-detil lainnya, seperti deskripsi nama produk, harga per unit, serta total harga yang harus dibayarkan. Pastikan kamu juga memperhatikan format detil yang ditulis agar tetap mudah dibaca.
- Tanggal-tanggal penting. Ada setidaknya 3 tanggal yang harus ada pada sebuah invoice yang baik; tanggal pembuatan invoice, tanggal pembelian barang atau penggunaan jasa, serta tanggal jatuh tempo bagi pihak yang akan membayar.
- Ketentuan pembayaran. Baik pihak penerima pembayaran dan pihak yang akan membayar tentu invoice akan terlunasi dengan baik. Oleh karena itu, ada baiknya juga kamu membuat ketentuan pembayaran, misalnya maksimal pembayaran dilakukan 30 hari setelah invoice dikeluarkan. Selain itu, kamu juga bisa menentukan bagaimana pembayaran akan dilakukan, apakah dengan transfer atau dengan tunai.
2. Catat Seluruh Perhitungan dengan Baik dan Akurat
Pembuatan faktur haruslah dilakukan dengan baik dan akurat. Tidak hanya rincian produk atau jasa yang digunakan oleh customer, namun juga kamu harus dapat mencatat seluruh faktur yang dikeluarkan secara berurutan waktu.
Pencatatan faktur yang tepat dan berurutan waktu akan memudahkan kamu dalam melakukan tracking apabila ditemukan kesalahan di kemudian hari. Selain itu, faktur yang dibuat dengan baik dan akurat tentu akan meningkatkan kepercayaan di mata customer karena perusahaan tersebut dinilai profesional.
Baca Juga: Teknik Jitu Untuk Menarik dan Mempertahankan Loyalitas Pelanggan
3. Memiliki Desain yang Terlihat Profesional
Berbicara tentang profesional, faktur yang baik harus memiliki desain yang bagus dan terkesan profesional. Mengapa desain sangat penting dalam pembuatan faktur?
Banyak orang yang berpikir bahwa faktur cukup ditampilkan dengan tulisan yang dapat dibaca saja. Namun, faktur yang demikian akan membuat customer berpikir bahwa perusahaan tersebut tidak profesional dan terkesan belum memiliki pengalaman bisnis yang banyak.
Oleh karena itu, kamu harus dapat membuat faktur yang terlihat profesional. Setidaknya, perhatikan penempatan posisi logo perusahaan dan komponen lainnya dengan baik dan tertata rapi agar customer tidak pusing atau kebingungan ketika membaca faktur yang ditujukan kepada mereka.
4. Memanfaatkan Aplikasi Pembuat Invoice
Di zaman kemajuan teknologi ini, semua dapat dilakukan melalui aplikasi dan serba instant. Di metode pembayaran misalnya, ada metode pembayaran QRIS yang sangat memudahkan pembayaran. Dalam pembuatan faktur, hal yang sama juga terjadi. Kamu dapat menikmati kemudahan untuk menggunakan aplikasi pembuat faktur.
Dengan memanfaatkan aplikasi pembuat faktur, kamu hanya perlu memilih template invoice seperti apa yang diinginkan. Selain itu, hal yang perlu kamu lakukan hanyalah memasukkan seluruh data sesuai dengan template yang telah disediakan oleh aplikasi tersebut.
Kamu dapat menemukan berbagai aplikasi pembuat invoice yang menyediakan layanan tersebut secara gratis. Ada juga aplikasi pembuat faktur berbayar, namun tentu saja layanan yang diberikan melalui aplikasi berbayar akan memiliki banyak fitur yang dapat digunakan untuk semakin memudahkan kamu dalam membuat faktur.
Baca Juga: 7 Manfaat Teknologi untuk Bisnis Kamu
5. Simpan Data Invoice Secara Online
Setelah faktur dibuat melalui aplikasi, maka kamu dapat menyimpan faktur tersebut secara online. Kamu tidak perlu repot-repot lagi mencetak faktur ke dalam bentuk hard copy karena di zaman digital saat ini, seluruh dokumen dapat langsung disimpan secara online.
Penyimpanan faktur secara online akan memudahkan setiap pebisnis di kemudian hari apabila membutuhkan data dari waktu yang lampau. Bayangkan jika kamu harus mencari data invoice di 3 tahun yang lalu dan harus mencarinya melalui tumpukan kertas yang dicek secara satu persatu, tentu akan menyita waktu yang banyak, bukan?
Maka dari itu, untuk memenuhi kebutuhan kamu dalam membuat invoice dengan tepat dan tanpa ribet, iSeller punya solusi tepat! Melalui iSeller, kamu dapat menggunakan aplikasi kasir online yang dapat digunakan untuk membuat invoice dengan mudah dan tepat.
Ingin tahu lebih lanjut mengenai aplikasi kasir online dari iSeller tersebut? Langsung saja hubungi kami sekarang juga atau lihat informasi lengkapnya melalui website kami.
