Ketika akan memulai sebuah usaha, salah satu hal yang harus kamu ketahui adalah cara membuat faktur penjualan. Membuat faktur penjualan bukanlah hal yang sulit untuk dilakukan, kamu dapat melakukannya secara manual.
Lalu, bagaimana cara membuat faktur penjualan secara manual? Simak ulasan lengkapnya di bawah ini!
Apa yang Dimaksud dengan Faktur Penjualan?
Faktur penjualan adalah lembar bukti tagihan atau bukti transaksi yang dilakukan oleh perusahaan kepada pelanggannya atas suatu pembelian barang atau jasa. Dengan kata lain, faktur penjualan atau yang dikenal dengan invoice adalah tagihan atau bukti transaksi kepada pelanggan atas pembelian barang atau jasa.
Penggunaan invoice ini sudah ada sejak lama namun tidak diatur secara default sehingga setiap pelaku usaha membuatnya dengan versinya masing-masing. Mereka dapat memodifikasinya sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah dipahami oleh pelanggan mereka sendiri.
Dalam faktur penjualan, terdapat data jenis barang yang diterima oleh pelanggan dari suatu bisnis. Pengiriman faktur penjualan merupakan bagian dari proses penagihan kepada pelanggan yang telah menerima barang pesanan dari perusahaan. Data faktur penjualan biasanya dapat ditelusuri dari dokumen pesanan penjualan dan pesanan pengiriman.
Fungsi dari faktur penjualan sendiri antara lain:
- Sebagai informasi dan bukti hukum setelah terjadi transaksi jual beli.
- Untuk informasi jumlah tagihan yang harus dibayar jika terjadi pembayaran kredit.
- Sebagai bukti yang sah untuk mengajukan klaim apabila terjadi kesalahan pada pesanan atau barang yang diterima.
- Sebagai dokumen lampiran untuk pembuatan laporan keuangan.
- Sebagai lampiran pelaporan pajak.
Baca juga: Jenis-jenis Laporan Keuangan Di Dalam Bisnis
Jenis Faktur Penjualan
Dalam pembuatan faktur penjualan kepada pelanggan, ada tiga jenis faktur yang dapat kamu kirimkan, antara lain:
- Faktur Reguler
Faktur ini merupakan jenis yang paling umum digunakan oleh seorang pelaku usaha. Isi invoice ini juga standar dengan mencantumkan jenis barang atau barang yang akan dikirim ke klien. Faktur ini juga dapat digunakan untuk perusahaan jasa dan perdagangan.
- Faktur Proforma
Berbeda dengan faktur biasa, faktur proforma biasanya digunakan untuk mengirimkan invoice sementara kepada pelanggan. Bersifat sementara karena invoice jenis ini ditagihkan untuk suatu barang yang dikirim secara bertahap sampai dengan akhir periode yang dijumlahkan menggunakan regular invoice. Berikut adalah contoh penggunaannya:
Toko Bangunan A menerima pesanan dari X yang sedang membangun rumah. Pesanan tersebut berupa pasir dan batu bata sebanyak 1 bak mobil terbuka setiap hari selama 10 hari ke depan. Dalam setiap pengiriman, toko bangunan A dapat memberikan faktur proforma hingga hari terakhir pengambilan barang. Setelah selesai, cukup tambahkan dan berikan faktur biasa.
- Faktur Konsuler
Jika dibandingkan dengan dua faktur sebelumnya, faktur konsuler harus dibuat lebih profesional, karena faktur ini digunakan untuk perdagangan internasional seperti ekspor dan impor. Dalam RUU ini, pemilik usaha harus memasukkan beberapa aspek penting seperti lembar pengesahan dan persetujuan antara kedua negara, rincian barang dan beberapa hal penting lainnya.
Cara Membuat Faktur Penjualan Secara Manual
Membuat faktur penjualan tidak terlalu rumit, apalagi sekarang sudah bisa dikirim secara digital. Yang terpenting, kamu tahu nama pelanggan, jumlah yang harus dibayar dan juga alamatnya. Setelah itu, kirim faktur melalui email.
Faktur dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu secara manual menggunakan software di komputer, seperti Microsoft Excel, Google Sheets, Microsoft Word, dan Google Docs, atau menggunakan aplikasi faktur otomatis.
Berikut ini adalah cara membuat faktur penjualan secara manual yang perlu kamu ketahui:
- Judul Faktur
Judul faktur harus dinyatakan dengan jelas untuk memudahkan pelanggan sebagai pihak yang membayar untuk membedakannya dari faktur lainnya.
- Nama, Nomor Telepon, dan Alamat Pihak yang Membayar
Faktur berfungsi sebagai bagian dari tindakan penagihan kepada pelanggan untuk membayar, sehingga nama dan alamat pihak penagihan harus dicantumkan dengan jelas. Jika pihak tersebut adalah perusahaan, sertakan narahubung tertentu, sehingga jelas untuk siapa faktur tersebut ditujukan.
- Nama, Alamat, dan Nomor Rekening Bank Penerima
Nama dan alamat pemilik usaha yang mengirimkan invoice juga harus jelas. Pembayaran biasanya dilakukan melalui transfer ke rekening bank. Oleh karena itu, perlu juga dicantumkan nomor rekening pihak yang akan melakukan pembayaran.
- Daftar Barang atau Jasa
Daftar barang atau jasa yang telah disediakan beserta harganya harus dicantumkan dengan jelas agar pihak yang membayar dapat dengan mudah mengetahui rincian barang atau jasa tersebut, serta jumlah uang yang harus dibayarkan.
- Tanggal dalam Faktur
Tanggal yang tertulis pada faktur adalah tanggal penerbitan faktur, tanggal pembelian produk atau penggunaan layanan, dan tanggal pembayaran maksimum. Untuk tanggal pembayaran maksimum, kamu dapat mendiskusikannya dengan pelanggan sehingga mendapatkan kesepakatan yang adil bagi kedua belah pihak.
- Nomor Faktur
Meski tidak selalu ada, nomor invoice lebih baik mencantumkan nomor untuk mempermudah pengajuan invoice. Jika kamu membuat nomor faktur menjadi semacam kode khusus, beritahukan kepada pelanggan agar mereka tidak bingung.
- Ketentuan Pembayaran
Bagi pembayar atau penerima pembayaran, penting bahwa setiap orang memiliki kepastian kapan pembayaran akan dilakukan. Sebagian besar faktur memiliki jangka waktu 30 hari, yang berarti harus dibayar dalam waktu 30 hari sejak diterimanya untuk menghindari biaya keterlambatan atau penalti.
Demikian penjelasan mengenai cara membuat faktur penjualan yang dapat kami sampaikan. Jika kamu perlu membuat faktur dalam jumlah besar, maka lebih baik menggunakan aplikasi. Dengan menggunakan aplikasi, pembuatan invoice lebih cepat dan data akan terlacak dengan mudah. Selain itu, kesalahan administratif karena human error akan semakin menipis.
Jika kamu tidak ingin repot membuat faktur penjualan secara manual, serta ingin mengurangi kesalahan administratif karena human error, maka kamu bisa coba menggunakan fitur iSeller Digital Invoicing. Dengan menggunakan layanan tersebut, kamu dapat menghemat waktu dengan menerima pembayaran yang lebih cepat dengan laporan penjualan serta transaksi yang lengkap.
Baca juga: Pentingnya Kwitansi Pembayaran
Semoga penjelasan mengenai cara membuat faktur penjualan ini dapat membantu kamu mengembangkan bisnis yang sedang dijalankan, ya!