Sistem manajemen mutu atau yang biasa dikenal dengan istilah quality management / quality control memang sangat diperlukan dalam sektor bisnis apa saja. Memangnya, apa itu sistem manajemen mutu?
Manajemen mutu adalah suatu tindakan mengawasi kegiatan dan tugas-tugas yang berbeda dalam suatu bisnis, dengan tujuan untuk memastikan bahwa kualitas produk dan layanan yang ditawarkan tetap konsisten dan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan.
Melalui penerapan manajemen mutu yang baik, perusahaan berusaha untuk memberikan pengalaman layanan pelanggan yang lebih baik. Selain itu juga untuk menjamin bahwa barang mereka memenuhi persyaratan kualitas tertinggi dan berfungsi dengan baik. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kebahagiaan pelanggan sekaligus juga untuk mendorong pertumbuhan perusahaan.
Mengapa Sistem Manajemen Mutu itu Penting?
Di bawah ini adalah beberapa alasan mengapa sistem manajemen mutu sangat penting untuk diterapkan dalam bisnis maupun perusahaan:
- Adanya sistem manajemen mutu, maka dapat memastikan kualitas barang tetap sesuai standar yang diinginkan perusahaan, dilihat dari segi daya tahan dan kinerja produk.
- Dapat membantu perusahaan lebih menonjol dari para pesaingnya.
- Membantu perusahaan untuk mengubah prospek menjadi pelanggan setia dengan terus mempertahankan kualitas produknya.
- Untuk jangka panjang, sistem manajemen mutu juga mampu meningkatkan pangsa pasar dan meningkatkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan kamu.
- Dengan mengimplementasikan manajemen mutu dalam semua aktivitas bisnis, tentunya akan membuat produktivitas karyawan menjadi lebih meningkat.
- Dapat mengurangi kemungkinan risiko.
- Meminimalisir terjadinya kesalahan akibat human error.
- Dapat membantu perusahaan mencapai efisiensi biaya dan penggunaan sumber daya secara lebih optimal.
- Bisa meningkatkan citra merek dan mendorong perusahaan untuk melampaui persaingan.
Baca juga: Mengenai Bisnis Plan, Ini yang Harus Kamu Perhatikan!
Bagaimana Cara Menerapkan Sistem Manajemen Mutu?
Memangnya, seperti apa cara menerapkan sistem manajemen mutu yang baik dalam menjalankan bisnis? Yuk, simak uraian selengkapnya di bawah ini!
1. Memiliki Komitmen pada Manajemen Puncak
Cara menerapkan sistem manajemen mutu dapat dilakukan oleh perusahaan jika memiliki komitmen pada manajemen puncak. Hal ini penting, sebab tanpa adanya komitmen pada manajemen puncak, maka tidak ada yang namanya kualitas untuk berhasil.
Manajemen puncak juga harus diyakinkan bahwa sertifikasi akan memungkinkan perusahaan untuk bisa memperlihatkan pada konsumen mengenai sebuah komitmen terhadap kualitasnya. Dengan begitu, perusahaan akan menerima sistem manajemen yang bermutu.
2. Membentuk Tim Implementasi
Sistem manajemen mutu memang tidak memberikan kewajiban mengenai wakil manajemen dalam penerapannya, hanya saja di dalam prakteknya dari wakil manajemen atau tim sistem manajemen mutu ini sangat diperlukan dalam penerapannya hingga menjalankannya.
Tim ini terdiri dari beberapa orang yang bergantung kompleksitas perusahaan, di mana orang-orang tersebut akan memiliki tugas untuk mengarahkan hingga merencanakan serta mengimplementasikan dan mengawasi pelaksanaan penerapan sistem manajemen mutu.
Demi kelancaran proses dalam menerapkan sistem manajemen mutu, usahakan posisi itu diisi oleh orang-orang yang sangat mengerti dengan perusahaan, ya! Dengan begitu penyusunan sistem dapat berjalan dengan baik.
Bukan hanya itu saja, setiap orang yang tergabung dalam tim juga harus memiliki keahlian dalam memahami dokumen kontrol hingga persyaratan sistem manajemen mutu. Akan menjadi lebih baik juga kalau orang itu cukup disegani di dalam perusahaan.
3. Memeriksa dan Mengidentifikasi Keadaan saat Ini
Cara menerapkan sistem manajemen mutu dalam menjalankan bisnis, kamu hanya perlu memeriksa dan mengidentifikasi keadaan perusahaan pada saat ini. Kamu harus memeriksa keadaan inventory produksi produk perusahaan yang ada. Hal ini akan membutuhkan software inventory manajemen mutu. Selain itu, kamu pun perlu mempertimbangkan sistem manajemen saat ini dengan ketentuan yang ada dalam sistem manajemen mutu.
4. Membuat Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Biasanya, sistem manajemen mutu akan memberikan kebebasan pada perusahaan dalam pembuatan dokumen. Proses ini biasanya telah tersedia pada perusahaan, hanya saja memerlukan dokumentasi yang memadai agar bisa memastikan hasil yang konsisten.
Setelah dokumentasi sistemnya dibuat, maka dokumen itu perlu dikontrol. Pengontrolan dokumentasi ini akan dilakukan dengan cara mengelola pembuatan, distribusi, revisi, persetujuan, penyimpanan hingga pembuangan beberapa jenis dokumentasi.
5. Pembuatan Perencanaan Risiko, Peluang, Sasaran dan Pencapaiannya
Risiko serta peluang menjadi suatu cara menerapkan sistem manajemen mutu yang terbaru. Risiko maupun peluang yang telah dibuat akan memprioritaskan pengaruh pencapaian sasaran yang ada, di mana sasaran tersebut akan dibuat dengan cara spesifik, terukur, memantau hingga dikomunikasikan. Tentunya, sasaran ini juga harus disalin pada informasi terdokumentasi.
Tidak hanya mempunyai sasaran, perusahaan juga harus memberikan ketetapan rencana atau strategi untuk pencapaian sasaran yang ada. Hal ini mencakup tindakan seperti apa yang akan dilakukan, bagaimana sumber dayanya, siapa yang akan bertanggung jawab, hingga kapan target diselesaikan, serta bagaimana dengan hasilnya yang akan dievaluasi.
Baca juga: Budget Plan Tidak Cuma untuk Bisnis Besar, Cermati di Sini!
Menjalankan bisnis memang tidak bisa sembarangan. Dengan memahami sistem manajemen mutu, nantinya kamu bisa meningkatkan citra merek dan mendorong perusahaan untuk melampaui persaingan.
Pastikan kamu memilih iSeller untuk memudahkan segala urusan bisnis. Kamu bisa daftar sekarang untuk mencoba fitur dan produk dari iSeller, dengan menghubungi kami pada kontak layanan yang tersedia.
iSeller siap membantu mengoptimalkan pengelolaan bisnis kamu setiap hari!