Saat ini, perkembangan bisnis tak lepas dari persaingan yang sangat ketat. Untuk itu, paham dan tahu cara mengukur kinerja menjadi kunci utama dalam merawat kelangsungan dan pertumbuhan sebuah organisasi. Salah satu alat yang paling berharga dan telah dipercaya untuk melihat performa pekerjaan di perusahaan adalah Key Performance Indicator atau KPI.
KPI selayaknya penanda arah yang membimbing Anda dalam pengambilan keputusan strategis. Selain itu, KPI memberikan visibilitas yang konkret terhadap pencapaian tujuan bisnis serta memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang tepat waktu dan berbasis data. Ketahui lebih lanjut mengenai Key Performance Indicator dalam artikel berikut ini!
Apa Itu Key Performance Indicator?
Arini T. Soemohadiwidjojo, dalam bukunya yang berjudul Panduan Praktis Menyusun KPI menjelaskan bahwa Key Performance Indicator adalah serangkaian indikator kunci yang bersifat terukur dan memberikan wawasan sejauh mana sasaran strategis yang terdapat di organisasi sudah berhasil dicapai. Secara umum, unsur-unsur yang terdapat dalam KPI terdiri dari tujuan strategis, indikator kunci yang berkaitan dengan sasaran strategis tersebut, target yang menjadi parameter, dan periode atau kerangka waktu berlakunya KPI tersebut. KPI termasuk ke dalam elemen utama manajemen organisasi.
KPI tidak hanya sekadar angka-angka atau statistik, tetapi juga merupakan cerminan dari visi, misi, dan tujuan yang telah ditetapkan oleh sebuah organisasi. Dalam praktiknya, KPI memiliki jenis yang variatif tergantung pada lini bisnis dan tujuan yang hendak diraih. Mereka dapat mencakup beragam aspek, mulai dari keuangan, operasional, sampai pelayanan pelanggan. Contohnya seperti pendapatan bersih, tingkat kepuasan pelanggan, efisiensi operasional, dan lain sebagainya.
KPI wajib dipilih dengan cermat dan bijak untuk mencerminkan metrik kinerja yang vital dan sejalan dengan perusahaan serta faktor kunci kesuksesan organisasi. Penetapan KPI menggunakan metode yang tepat dan sistemastis. Dengan memilih KPI yang tepat, sebuah perusahaan dapat memantau progresnya secara sistematis dan objektif, serta dapat menyesuaikan strateginya sesuai dengan kebutuhan.
Baca Juga: Leads Adalah Kunci Sukses Bisnis? Pahami Manfaat, Jenis, dan Strateginya
Tujuan Penetapan Key Performance Indicator
Tujuan dari Key Performance Indicator (KPI) adalah memberikan pengukuran yang jelas dan terukur terhadap kinerja suatu organisasi, tim, atau individu dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Beberapa tujuan utama dari penggunaan KPI meliputi:
1. Mengukur Kemajuan
KPI memberikan indikasi konkret tentang sejauh mana sebuah organisasi atau individu telah berhasil mencapai tujuan yang telah ditetapkan, terjadi kenaikan, atau bahkan penurunan yang signifikan.
2. Mendorong Peningkatan Kinerja
Dengan memonitor KPI secara rutin, organisasi memiliki kesempatan untuk mengidentifikasi area-area di mana kinerja dapat ditingkatkan. Ini memicu upaya terus-menerus untuk inovasi, efisiensi, dan peningkatan kualitas.
3. Bahan Perbandingan
KPI bertujuan untuk membandingkan performa organisasi terkini dengan kinerja sebelumnya atau bahkan membandingkan kinerja organisasi lain. Dari sini, perusahaan mendapatkan gambaran mengenai keunggulan atau kelemahannya dibandingkan dengan pesaing.
4. Memfasilitasi Pengambilan Keputusan
KPI memberikan data yang dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan yang tepat. Informasi yang diberikan oleh KPI memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi tren, memperbaiki strategi, dan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat dan efektif.
5. Meningkatkan Akuntabilitas
Dengan memiliki KPI yang jelas dan terukur, individu atau tim menjadi lebih akuntabel atas kinerja mereka. Hal ini mendorong tanggung jawab dan disiplin dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
6. Dasar untuk Pemberian Penghargaan
Karyawan adalah “jiwa” dari sebuah perusahaan. Mereka yang menggerakan operasional sebuah bisnis hingga berjalan dengan lancar. Untuk itu, pemberiaan penghargaan atas prestasi karyawan sangatlah penting. Key Perfomance Indicator menjadi landasan untuk hal tersebut untuk mendorong motivasi bekerja dan perilaku yang baik dari karyawan.
Berbagai Kategori dari Key Performance Indicator (KPI)
Secara garis besar, Key Performance Indicator terbagi dalam empat kategori berbeda. Masing-masing kategori mempunyai ciri-ciri, kerangka waktu, dan penggunanya tersendiri. Berikut ini kategori KPI seperti yang dikutip dari laman Investopedia:
1. Key Performance Indicator (KPI) Strategis
Ini merupakan KPI dengan kategori paling tinggi. KPI strategis menunjukkan bagaimana kinerja suatu perusahaan, meskipun KPI tersebut tak banyak memberikan informasi selain gambaran tingkat tinggi. Para pemangku kepentingan mungkin menggunakan kategori ini. Contohnya seperti Return on Investment (ROI), margin keuntungan, dan total pendapatan perusahaan.
2. KPI Operasional
KPI ini difokuskan pada kerangka waktu yang lebih ketat. Prosesnya seperti mengukur performa perusahaan dari bulan ke bulan atau bahkan dari hari ke hari. Rangkaian analisis membutuhkan proses, segmen, atau lokasi geografis.
KPI operasional banyak digunakan oleh staf pengelola untuk menganalisis pertanyaan yang diperoleh dari analisis KPI strategis. Misalnya, jika seorang eksekutif menyadari bahwa pendapatan perusahaan mengalami penurunan, mereka mungkin menyelidiki lini produk mana yang mengalami penurunan.
3. Key Performance Indicator (KPI) Fungsional
KPI fungsional berfokus pada departemen tertentu dalam suatu perusahaan. Contohnya adalah departemen pemasaran mengukur berapa banyak klik yang diterima setiap kali melakukan email blast.
4. Leading/Lagging KPI
Leading KPI adalah metrik atau indikator yang memberikan gambaran tentang kinerja organisasi, tim, atau proses tertentu yang berfungsi sebagai prediktor atau pemicu terhadap pencapaian tujuan di masa depan. Perbedaan mendasar antara leading KPIs dengan lagging KPI adalah bahwa leading KPI memberikan informasi tentang apa yang harus dilakukan agar mencapai hasil yang diinginkan di masa mendatang, sementara lagging KPI memberikan gambaran tentang hasil yang telah dicapai di masa lampau.
Strategi Membentuk Key Performance Indicator (KPI)
Membentuk Key Performance Indicator (KPI) merupakan langkah krusial dalam merancang strategi bisnis yang efektif. Berikut adalah langkah-langkah strategis yang dapat Anda ikuti untuk membentuk KPI yang relevan dan efektif:
1. Tetapkan Tujuan Bisnis yang Jelas
Sebelum menentukan KPI, Anda perlu memahami tujuan bisnis Anda dengan jelas. Pertimbangkan visi, misi, dan strategi bisnis Anda serta apa yang ingin Anda capai dalam jangka pendek dan panjang.
2. Identifikasi Area Kritis
Identifikasi area atau fungsi bisnis yang paling penting untuk mencapai tujuan Anda. Fokus pada aspek-aspek yang memiliki dampak langsung terhadap keberhasilan organisasi Anda.
3. Pahami Pengukuran yang Dibutuhkan
Untuk setiap area kritis yang diidentifikasi, pertimbangkan metrik atau indikator yang paling relevan untuk mengukur kinerja. Pastikan bahwa setiap KPI dapat diukur dengan jelas dan memberikan informasi yang berarti tentang kemajuan menuju tujuan Anda.
4. Pastikan KPI Bersifat Terukur dan Realistis
KPI haruslah dapat diukur dengan jelas dan secara objektif. Cek kembali untuk memastikan bahwa sumber data untuk mengukur KPI tersedia dan dapat diakses dengan mudah. Selain itu, pastikan bahwa KPI yang Anda tetapkan realistis dan dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia.
5. Gunakan Pendekatan SMART
Pastikan KPI Anda memenuhi kriteria SMART, yaitu Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Berbatas Waktu. Ini membantu memastikan bahwa KPI Anda fokus dan memberikan arah yang jelas.
6. Konsultasikan dengan Pihak Terkait
Melibatkan tim atau pihak terkait dalam proses pembentukan KPI sangat penting. Diskusikan dengan mereka untuk memastikan bahwa KPI yang ditetapkan relevan dengan tujuan bisnis dan dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat.
7. Perbaharui dan Evaluasi secara Berkala
Dunia bisnis selalu berubah, oleh karena itu penting untuk secara berkala meninjau dan memperbarui KPI Anda sesuai dengan perubahan yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan eksternal Anda. Lakukan evaluasi berkala terhadap kinerja KPI dan sesuaikan jika diperlukan untuk memastikan bahwa mereka tetap relevan dan efektif dalam mendukung tujuan bisnis Anda.
Baca Juga: Pentingnya Analisis Bisnis: Dasar Kesuksesan Pengusaha
Kesimpulan:
Key Performance Indicator (KPI) adalah pilar fundamental dalam mengukur dan mengelola kinerja sebuah organisasi. Melalui KPI, perusahaan dapat mengetahui pencapaian tujuan, mengidentifikasi area-area yang memerlukan perhatian lebih, serta membuat keputusan yang didasarkan pada data yang kuat. Jangan lupa untuk terus berkomitmen dalam meningkatkan dan mengevaluasi KPI agar tetap relevan dan efektif dalam mendukung pertumbuhan dan kesuksesan jangka panjang.
Tahukah Anda bahwa iSeller menyediakan metrik penjualan produk yang berguna untuk melihat Key Performance Indicator (KPI)? Hanya dalam satu sentuhan jari dan terorganisir melalui satu dashboard, lihatlah sejauh mana aktivitas bisnis Anda melesat!
Gunakan POS System dan unduh aplikasi mobile iSeller Admin sekarang juga! Ingin tahu fitur-fiturnya terlebih dahulu? COBA GRATIS atau ajukkan demo!