Ketersediaan barang memegang peran penting untuk menjamin kepuasan pelanggan. Bisa dibayangkan jika pelanggan melakukan pemesanan tapi barang yang dipesan kosong bukan? Rasa kecewa akan jadi hal terakhir yang Anda perlukan dari pelanggan. Ini mengapa penting untuk menyusun laporan stok barang yang aktual, sebagai aktivitas monitoring dari bisnis.
Laporan stok barang sendiri bisa dipahami sebagai laporan yang berfungsi untuk mengetahui jumlah stok atau persediaan barang yang ada di gudang. Laporan ini berisi mengenai data lengkap tentang persediaan yang dimiliki saat ini, sehingga bisa menjadi acuan utama pengambilan keputusan strategis.
Baca Juga: 6 Usaha yang Jarang Tapi Dibutuhkan, Berani Coba?
Apa Manfaat dan Kegunaannya untuk Bisnis?
Sederet manfaat bisa kamu dapatkan ketika kamu menerapkan proses penyusunan yang tepat pada jenis laporan ini. Setidaknya secara umum, ada lima poin yang bisa bisnis kamu dapatkan dari penggunaan laporan stok barang yang tepat.
1. Mencocokkan Jumlah Barang
Manfaat dan kegunaannya yang pertama adalah untuk mencocokan jumlah barang di gudang, dan memastikan kondisinya saat ini. Saat data yang kamu punya ternyata berbeda dengan kondisi aktual, maka harus ada yang diperbaiki.
Pasalnya jika laporan dan kondisi sebenarnya memiliki gap yang terlalu besar, artinya ada kesalahan di dalam sistem penyusunan laporan, atau terdapat oknum yang mengakali sistem penyusunan laporan. Jelas, hal ini akan membuat perusahaan di situasi yang buruk ketika terjadi lonjakan pesanan dan tidak mampu memenuhinya karena kesalahan data.
2. Mengurangi Terjadinya Penyimpangan
Secara alami, apa yang dikerjakan manusia pasti memiliki risiko kesalahan. Denga laporan ini, kesalahan yang dilakukan dapat diminimalisir, karena periode monitoring menjadi lebih intens dan pengawasan lebih baik.
Jika terjadi kesalahan, perbaikan dapat segera dilakukan dan mengatasi sumber masalah yang memicu adanya miss.
3. Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis
Dengan adanya laporan dan data yang solid, maka pengambilan keputusan strategis dapat dilakukan dengan lebih baik. Keputusan seperti melakukan restock, mengembalikan persediaan di waktu yang tepat, serta perhitungan lead time dapat dilakukan dengan akurat.
4. Gambaran Umum Kondisi Bisnis
Melihat data yang tersaji di laporan ini, kamu bisa melihat kondisi umum bisnis yang kamu punya. Secara cepat, kondisi akan terlihat dari kelancaran distribusi persediaan, lead time yang tepat waktu, jumlah stok produk yang mencukupi dan aman untuk mengantisipasi permintaan, dan sebagainya.
5. Arus Masuk dan Keluar Barang
Ketika barang masuk dan keluar terdeteksi dengan akurat, maka kamu akan tahu benar bagaimana kondisi transaksi yang terjadi. Setiap hari atau secara periodik, kamu bisa mendapatkan laporan stok barang yang ada secara aktual, sehingga arus masuk dan keluar barang diketahui dengan baik.
Contoh Laporan yang Dapat Menjadi Acuan
Pada dasarnya kamu bisa membuat laporan stok barang dengan cukup mudah menggunakan perangkat excel. Namun pada sistem yang lebih lanjut dan terhubung pada beberapa outlet, pembuatannya tentu harus sistematis dan dapat dibantu dengan modul modern.
Salah satu contoh laporan yang dibuat menggunakan excell sederhana adalah sebagai berikut.
POS System iSeller, Mendukung Pembuatan Laporan Terintegrasi
POS System dari iSeller dapat membantu Anda membuat laporan berguna ini. Caranya juga cukup mudah, hanya tinggal mengakses sistem induk dari POS System melalui perangkat yang kamu punya dan sudah terintegrasi dengan modul milik iSeller.
- Klik menu Laporan, lalu pilih sub-menu Laporan Inventaris
- Untuk melihat pencatatan stok toko iSeller, kamu harus menggunakan fitur pencatatan stok yang sudah disediakan
- Di Laporan Inventaris, kamu bisa mengubah tampilan tabel berdasarkan klasifikasi yang tersedia. Klasifikasi ini bisa diakses dengan mengklik bagian tepat di sebelah tulisan Laporan Inventaris di halaman utama
- Terdapat tiga klasifikasi utama, yakni Rangkuman Inventaris (menampilkan kondisi stok sekarang yang ada di toko), Inventaris Stok Sedikit (menampilkan semua produk yang stoknya sudah sama dengan atau di bawah peringatan stok), dan Riwayat Inventaris (menampilkan laporan stok barang keluar dan masuk toko)
- Kamu juga bisa menambahkan dimensi atau variabel di dalam tampilan laporan yang diperlihatkan. Ada sembilan variabel berbeda untuk urusan ini, yakni Toko, Satuan, Tipe Produk, Nomor SKU, Nomor Varian, Koleksi, Harga, Vendor, dan Tag.
Baca Juga: 7 Opsi Bantuan UMKM untuk Pendanaan, Cermati Detailnya!
Dengan modul yang disediakan oleh iSeller, proses monitoring bisnis menjadi jauh lebih mudah. Kamu bisa memantaunya dari dashboard yang ada di perangkat gadget secara langsung dan kapan saja, sehingga data aktual soal bisnis bisa diketahui dengan mudah.
Fitur dari POS System berupa Reports ini bisa sangat membantu dalam urusan laporan stok barang. Dengan mudah akan diintegrasikan dengan sejumlah toko yang kamu punya, sehingga monitoring bisa dilakukan secara aktual dan real-time. Dengan begini kamu akan tahu pasti kondisi di lapangan, sehingga tidak ada yang terlewatkan.
iSeller menawarkan fitur COBA GRATIS untuk kamu yang mulai berminat menggunakan POS System-nya. Anda bisa langsung mengklik tautan tersebut, dan mencoba fitur Reports untuk membuat laporan stok barang dengan cepat. Maksimalkan semua fiturnya, dan dapatkan kinerja optimal di setiap urusan transaksi!