Sebagai pelaku bisnis, kamu tentu harus memahami apa itu kwitansi beserta dengan fungsinya. Kamu tentu pernah mendengar kata ‘kwitansi’, bukan? Bahkan mungkin kamu juga sudah menggunakan kwitansi dalam menjalankan bisnis saat ini?
Melalui artikel ini, iSeller akan memberikan informasi lengkap mengenai kwitansi mulai dari pengertian, ciri-ciri, fungsi, hingga macam-macam kwitansi. Selain itu, kamu juga akan mengetahui cara membuat kwitansi dengan mudah dan tepat.
Baca juga: Pentingnya Mendapatkan Loyalitas Konsumen bagi Bisnis Anda
Apa Itu Kwitansi?
Di dalam sebuah bisnis, tentu ada terjadi transaksi jual beli antara pelanggan dengan pedagang. Ketika pelanggan melakukan pembayaran, maka mereka berhak untuk menerima tanda bukti pembayaran.
Ada berbagai macam tanda bukti pembayaran yang dapat diberikan kepada pembeli dan salah satu di antaranya adalah kwitansi. Jadi singkatnya, kwitansi adalah bukti tanda terima pembayaran yang telah dilakukan oleh pembeli.
Hal yang membedakan antara kwitansi dengan tanda bukti pembayaran lainnya terletak dari segi legalitasnya. Kwitansi dilengkapi dengan materai yang sudah ditandatangani oleh pihak penjual dan juga pembeli.
Apa Saja Ciri-ciri Kwitansi?
Kwitansi memiliki ciri-ciri khusus yang terdiri dari 9 komponen. Adapun kesembilan komponen tersebut adalah sebagai berikut:
- Nomor kwitansi: Lembar kwitansi memiliki nomor yang biasanya ditentukan oleh perusahaan. Nomor tersebut biasanya berada di bagian paling atas lembar kwitansi.
- Nama lengkap pembeli: Di bawah nomor kwitansi, terdapat komponen berupa nama lengkap pembeli atau pihak yang melakukan pembayaran. Nama lengkap harus ditulis dengan ejaan yang tepat dan biasanya disesuaikan dengan nama yang tertera pada KTP.
- Nominal pembayaran: Kwitansi merupakan tanda bukti pembayaran sehingga terdapat komponen nominal pembayaran yang harus diisi. Di dalam kwitansi, nominal pembayaran akan ditulis dalam bentuk lambang bilangan rupiah atau mata uang yang digunakan, kemudian dilanjutkan dengan penulisan nominal dalam bentuk terbilang (dikalimatkan).
- Tanggal transaksi: Tanggal terjadinya transaksi jual beli juga menjadi komponen yang harus dimasukkan ke dalam kwitansi. Kamu perlu memasukkan format tanggal lengkap mulai dari hari, tanggal, bulan, dan tahun.
- Nama lengkap penerima/penjual: Selain nama lengkap pembeli, nama lengkap penerima pembayaran atau penjual juga perlu dicantumkan di dalam kwitansi. Nama lengkap di sini dapat berupa individu, organisasi, ataupun nama perusahaan.
- Tujuan pembayaran: Komponen selanjutnya yang terdapat di dalam lembar kwitansi adalah tujuan pembayaran. Tujuan dari pembayaran harus ditulis dengan jelas dan lengkap, bahkan kamu juga dapat mencantumkan barang atau jasa apa yang dibeli oleh customer.
- Stempel perusahaan: Kwitansi harus dibubuhi dengan stempel perusahaan. Stempel ini menunjukkan bahwa bukti pembayaran yang dikeluarkan valid dan sah.
- Tanda tangan kedua belah pihak: Pihak pembeli maupun penjual harus membubuhkan tanda tangan di lembar kwitansi.
- Materai: Komponen terakhir di dalam lembar kwitansi adalah materai. Namun perlu diperhatikan, tidak semua kwitansi membutuhkan materai dan hanya transaksi dengan nilai besar saja yang membutuhkan materai.
Apa Fungsi Kwitansi di Dalam Dunia Bisnis?
Kwitansi memiliki berbagai fungsi yang dapat dirasakan baik dari pihak pembeli maupun penjual. Berikut ini, ada 5 fungsi kwitansi, yaitu:
- Kwitansi berfungsi untuk memberikan kekuatan hukum terhadap transaksi jual beli yang terjadi antara kedua belah pihak
- Kwitansi berfungsi sebagai tanda bukti pembayaran
- Kwitansi berfungsi dalam proses klaim garansi barang sesuai dengan kesepakatan atau syarat serta ketentuan yang telah diberlakukan
- Kwitansi berfungsi sebagai data yang diperlukan dalam proses pembukuan atau audit perusahaan
- Kwitansi berfungsi untuk memperkuat nilai barang yang telah dibeli oleh customer
Ada Berapa Macam Jenis Kwitansi?
Ada berbagai macam jenis kwitansi yang sering digunakan oleh perusahaan. Berikut ini, setidaknya ada 5 jenis kwitansi yang perlu kamu ketahui, yaitu:
- Kwitansi Cash Receipt: Kwitansi ini sering digunakan di dalam lingkungan kerja. Seluruh dana/kas yang keluar atau masuk harus menggunakan kwitansi cash receipt.
- Kwitansi Serah Terima Uang: Kwitansi yang paling sering digunakan secara umum adalah kwitansi serah terima uang. Di dalam kwitansi ini tertera nominal uang yang diserahkan kepada pihak penerima.
- Kwitansi Bukti Pembayaran: Kwitansi yang digunakan dalam transaksi jual beli adalah kwitansi bukti pembayaran. Kwitansi ini dapat mencakup dua jenis pembayaran yaitu pembayaran lunas atau pembayaran dalam bentuk angsuran/cicilan.
- Kwitansi Transfer Uang: Berbeda dengan kwitansi serah terima uang, kwitansi transfer uang juga terdiri dari nominal uang yang diserahkan kepada pihak penerima namun hanya digunakan di dunia perbankan.
- Kwitansi Transaksi Jual Beli Produk: Jenis kwitansi terakhir adalah kwitansi transaksi jual beli produk. Di dalam lembar kwitansi ini akan tertulis dengan jelas mengenai produk yang dibeli oleh customer.
Bagaimana Cara Membuat Kwitansi?
Cara membuat kwitansi sangatlah mudah. Kamu cukup membeli buku kwitansi yang dijual di toko alat tulis manapun. Namun, apabila kamu tidak ingin membeli buku kwitansi, ada juga cara lainnya yang dapat dilakukan yaitu dengan mengunduh template kwitansi dari internet kemudian mencetaknya secara mandiri.
Setelah kamu memiliki lembar kwitansi, silakan isi kwitansi tersebut sesuai dengan kebutuhan atau transaksi yang sedang berlangsung dengan customer. Mudah sekali bukan cara untuk membuat kwitansi?
Baca juga: Cara Membuat Faktur Penjualan Secara Manual dengan Mudah
Sekian informasi yang dapat kami berikan mengenai apa itu kwitansi dan fungsinya. Apabila bisnis yang kamu jalankan saat ini hanya perlu menggunakan nota atau invoice biasa, iSeller memiliki layanan aplikasi digital invoicing yang dapat memudahkan proses pembuatan invoice.
iSeller Digital Invoicing sangat cocok untuk digunakan bagi kamu yang menjalankan bisnis secara online. Ingin tahu lebih lanjut mengenai software ini? Hubungi iSeller sekarang juga dan kami siap membantu segala hal yang kamu butuhkan untuk mengembangkan bisnis.