Bisnis yang berkembang dan menjadi besar pasti memiliki persediaan barang yang cukup banyak. Pada awalnya mungkin kamu hanya menggunakan ruang kosong yang ada di rumah, tetapi berjalannya waktu tempat yang lebih besar diperlukan untuk menyimpan semua persediaan barang. Barang yang semakin banyak menandakan bahwa kamu harus dengan benar memperhatikan dan melakukan pengecekan setiap barang yang ada di gudang agar tidak terjadi overselling dan kesalahan lain mengenai persediaan.

Hal ini disebut juga dengan stock opname. Untuk memberikan pengertian lebih lagi, coba perhatikan seluruh penjelasan mengenai arti, persiapan, contoh dan cara mengatur stock opname berikut ini. 

Contoh Stock Opname

Stock opname biasanya dibuat dalam bentuk laporan menggunakan spreadsheet atau excel. Hal ini dilakukan untuk memudahkan kamu dalam pengecekan data sehingga tidak terjadi kesalahan. Sebagai contoh untuk menjelaskan seperti apa tampilan laporan stock opname, coba lihat di bawah ini. 

Contoh tabel di atas adalah contoh stock opname yang bisa kamu buat dengan mudah di excel maupun spreadsheet. Kamu bisa menambah kolom informasi lain yang penting untuk ditambahkan, agar semakin memudahkan dalam mengatur persediaan barang yang ada. 

Baca juga: Aplikasi Persediaan Barang untuk Memudahkan Bisnismu

Arti Stock Opname

Dengan melihat contoh tabel laporan stock opname di atas, apakah kamu sudah mulai memahami arti dari stock opname dan mengapa laporan ini penting dibuat?

Dari tabel di atas sebenarnya kita bisa menyimpulkan bahwa stock opname adalah suatu kegiatan yang perlu dilakukan untuk mengetahui persediaan barang yang ada di gudang. Karena kegiatan stock opname dilakukan dengan menghitung semua persediaan barang yang ada secara fisik. 

Apabila kamu memiliki barang dalam jenis dan jumlah yang banyak, kemungkinan besar stock opname akan memakan waktu yang lama. Untuk memudahkan kamu dalam mengetahui ketersediaan barang dan kapan harus memesan kembali, stock opname jadi laporan yang memainkan peran penting loh. Karenanya, dalam pembuatan laporan stock opname, data yang tertera perlu akurat dan tepat sesuai dengan barang yang ada di gudang. 

Cara Mengatur Stock Opname

Supaya perhitungan yang dilakukan menghasilkan data yang akurat, berikut ini adalah beberapa cara mengatur stok persediaan supaya tidak terjadi berbagai kesalahan. 

1. Menyediakan tempat tersendiri atau gudang penyimpanan untuk menyimpan semua stok barang yang ada. 
2. Melakukan persiapan data untuk mendapatkan hasil pencatatan yang akurat. 
3. Membuat perkiraan stok barang yang dibutuhkan dalam setiap periode untuk memberikan sekilas gambaran mengenai stok yang harus ada dalam gudang. 
4. Sebelum menyimpan semua barang pesanan yang baru datang ke gudang, ada baiknya kamu melakukan pengecekan barang dan memberikan kode barang. Hal ini bisa kamu lakukan agar kamu bisa dengan mudah mengenali barang-barang yang ada. 
5. Jangan mencampur stok barang yang baru dan lama. Taruh masing-masing barang pada tempat yang berbeda supaya kamu dapat dengan mudah menghitung stok lama dan baru. Selain itu ini akan memudahkan kamu dalam mengambil stok lama yang harus keluar terlebih dahulu. 
6. Melakukan pengecekan atau stock opname secara berkala saat ada barang masuk, keluar atau pindah tempat, karena pengecekan yang dilakukan secara berkala akan mengurangi kesalahan pada pengaturan atau manajemen stok barang.

Baca juga: Fungsi SKU Memudahkan Laporan Persediaan Barang

Persiapan Membuat Laporan Stock Opname

Melakukan stock opname tentu tidak sembarangan menghitung atau melakukan pengecekan. Umumnya waktu dalam melakukan stock opname tidak ada standar pokok yang harus kamu implementasikan.

Namun biasanya stock opname ini bisa kamu lakukan dalam jangka waktu tertentu yang sudah kamu pilih oleh masing-masing perusahaan atau bisnis, seperti setiap akhir bulan, setiap tiga bulan sekali, 6 bulan sekali atau satu tahun sekali. Berikut ini adalah persiapan yang perlu kamu lakukan. 

1. Briefing Tim Stok Barang

Apabila barang yang ada dalam persediaan cukup banyak, maka semua anggota tim persediaan perlu turun tangan melakukan pengecekan. Sebelum melakukannya, berikan briefing terkait tugas masing-masing anggota tim dalam melakukan stock opname. Pastikan semua orang mendapatkan tugas yang sesuai dan memiliki alur yang baik agar tidak terjadi kesalahan dalam melakukan input data ke dalam sistem. 

2. Persiapan di Gudang

Persiapan di gudang yang perlu kamu lakukan adalah memberikan kode batang atau stiker untuk mempermudah dalam melakukan pengecekan barang. Dengan begitu, setiap barang yang ada di gudang bisa kamu kenali dengan baik.

3. Menjalankan Proses Stock Opname

Semua data yang sudah didapatkan dari hasil pengecekan akan diberikan pada divisi selanjutnya yang akan memasukkan semua data yang ada ke dalam sistem. Dalam menyatukan semua data hasil stock opname, kamu bisa menggunakan excel atau spreadsheet dan bisa juga melalui sistem atau aplikasi yang saat ini sudah banyak tersedia. 

Misalnya fitur input data atau manajemen inventaris yang telah iSeller sediakan. Dengan Omni Channel, kamu bisa langsung memperbarui data inventaris dengan data yang ada di marketplace dari satu tampilan dalam genggaman tangan. 

Demikian penjelasan mengenai arti, contoh, persiapan yang perlu kamu lakukan dan cara mengatur stock opname. Semoga artikel ini berguna bagi kamu dalam mengatur persediaan barang dengan lebih baik lagi. Seperti yang sudah sempat disinggung pada poin sebelumnya, kamu tidak perlu bingung mengenai sistem mana yang terbaik untuk digunakan, karena iSeller bisa menjadi jawaban yang tepat. 

Kamu tidak perlu pusing dengan overselling dan kesalahan data yang bisa terjadi karena perhitungan yang sulit. Dengan iSeller kamu bisa mendapat data penjualan yang akurat dalam waktu yang singkat. Selain itu, untuk informasi selengkapnya mengenai fitur-fitur iSeller, kamu bisa klik di sini.