Dalam dunia bisnis, transaksi antara penjual dan pembeli tidak hanya sebatas pertukaran barang atau jasa dengan uang. Ada dokumen penting yang menjadi bukti sah transaksi tersebut, yaitu invoice. Namun, sebenarnya invoice itu apa? Apa saja jenis-jenisnya? Dan bagaimana cara membuatnya dengan mudah? Mari kita kupas tuntas dalam artikel ini!
Pengertian Invoice
Invoice adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi. Dokumen ini berisi rincian mengenai barang atau jasa yang telah dibeli, jumlah yang harus dibayar, serta informasi pembayaran lainnya. Invoice sering digunakan dalam transaksi bisnis untuk mencatat dan menagih pembayaran.
Secara umum, invoice mencantumkan informasi seperti:
- Nama dan alamat penjual serta pembeli: Informasi ini penting untuk keperluan pencatatan dan komunikasi antara kedua belah pihak.
- Nomor dan tanggal invoice: Setiap invoice memiliki nomor unik sebagai referensi untuk pencatatan akuntansi dan tanggal penerbitan untuk menentukan jatuh tempo pembayaran.
- Rincian produk atau layanan yang dibeli: Misalnya, jika Anda menjual laptop, rincian yang dicantumkan bisa berupa “Laptop ASUS ROG Zephyrus G14 – RAM 16GB – SSD 512GB”.
- Harga per item dan total harga: Jika pembeli membeli 3 unit laptop dengan harga per unit Rp15.000.000, maka total harga akan menjadi Rp45.000.000.
- Syarat pembayaran: Contohnya, “Pembayaran harus dilakukan dalam waktu 14 hari setelah invoice diterima melalui transfer ke rekening BCA 123-456-789 atas nama PT XYZ.”
Selain menjadi bukti pembayaran, invoice juga berfungsi sebagai dokumen akuntansi yang membantu bisnis dalam mencatat pemasukan dan mengatur keuangan dengan lebih terstruktur.
Baca Juga: 5 Tantangan Bisnis dan Strategi Mengatasinya
Jenis-Jenis Invoice
Invoice hadir dalam berbagai jenis, tergantung pada kebutuhan bisnis dan jenis transaksi yang dilakukan. Berikut beberapa jenis invoice yang umum digunakan:
1. Invoice Standar
Invoice standar adalah jenis invoice yang paling umum digunakan oleh bisnis kecil maupun besar. Dokumen ini mencantumkan detail transaksi secara lengkap dan sederhana.
Contoh: Jika sebuah toko elektronik menjual 10 unit smartphone kepada distributor, maka invoice standar akan mencantumkan jumlah unit, tipe smartphone, harga per unit, dan total harga yang harus dibayar.
2. Invoice Proforma
Invoice proforma adalah invoice sementara yang diberikan kepada pembeli sebelum transaksi final dilakukan. Dokumen ini lebih bersifat estimasi atau penawaran harga sebelum invoice final diterbitkan.
Contoh: Sebuah perusahaan interior menawarkan desain ruangan dengan estimasi biaya Rp50.000.000 melalui invoice proforma sebelum kontrak disetujui.
3. Invoice Komersial
Invoice komersial biasanya digunakan dalam transaksi internasional. Dokumen ini berisi informasi tambahan seperti bea cukai dan pajak impor yang relevan dengan perdagangan luar negeri.
Contoh: Perusahaan ekspor mengirimkan barang elektronik ke Amerika Serikat dan harus mencantumkan nilai barang, negara asal, dan bea cukai pada invoice komersial.
4. Invoice Konsuler
Invoice konsuler adalah invoice yang harus mendapat persetujuan dari kedutaan negara tujuan sebelum barang dikirim. Biasanya digunakan dalam perdagangan ekspor.
Contoh: Sebuah perusahaan ekspor Indonesia mengirimkan produk kopi ke Arab Saudi dan harus mendapatkan verifikasi dari kedutaan Arab Saudi.
5. Invoice Pajak
Invoice pajak adalah invoice yang mencantumkan perhitungan pajak (PPN atau pajak lainnya) yang dikenakan pada transaksi. Biasanya digunakan oleh perusahaan yang terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP).
Contoh: Jika sebuah restoran menjual makanan dengan harga Rp100.000 dan dikenakan PPN 11%, maka invoice pajak akan mencantumkan PPN sebesar Rp11.000, sehingga total tagihan menjadi Rp111.000.
6. Invoice Recurring
Invoice recurring adalah invoice otomatis yang dibuat untuk transaksi berulang, seperti pembayaran langganan bulanan atau kontrak jasa dengan jangka waktu tertentu.
Contoh: Perusahaan software berlangganan cloud hosting seharga Rp500.000 per bulan, dan invoice recurring akan dikirimkan setiap awal bulan.
Cara Membuat Invoice dengan Mudah
Membuat invoice yang profesional dan jelas sangat penting untuk menjaga kredibilitas bisnis serta memperlancar proses pembayaran. Berikut langkah-langkah mudah untuk membuat invoice:
1. Gunakan Template Invoice
Anda dapat menggunakan template invoice yang sudah tersedia dalam format Excel, Word, atau PDF untuk mempermudah pembuatan. Namun, jika ingin lebih efisien, gunakan software invoicing seperti iSeller.
2. Cantumkan Informasi Bisnis yang Lengkap
Pastikan invoice mencantumkan nama, alamat, dan kontak bisnis Anda agar mudah diidentifikasi oleh pembeli.
Contoh: PT Maju Jaya, Jl. Sudirman No. 10, Jakarta, Telp: 08123456789, Email: contact@majubisnis.com.
3. Tambahkan Detail Pembeli
Sertakan informasi pembeli seperti nama, alamat, dan nomor telepon untuk memastikan keakuratan dokumen.
4. Nomor dan Tanggal Invoice
Setiap invoice harus memiliki nomor unik dan tanggal penerbitan agar memudahkan pencatatan serta referensi di masa mendatang.
Contoh: Invoice No: INV-2025-001, Tanggal: 1 Maret 2025.
5. Rincian Barang atau Jasa
Cantumkan deskripsi produk atau layanan yang dibeli, termasuk jumlah, harga per unit, dan total harga.
6. Syarat dan Metode Pembayaran
Tentukan metode pembayaran yang dapat digunakan seperti transfer bank, kartu kredit, atau e-wallet, serta tanggal jatuh tempo pembayaran.
Contoh: Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer ke Bank Mandiri No. Rek 987654321 atas nama PT Maju Jaya. Jatuh tempo: 14 hari setelah invoice diterima.
7. Kirim Invoice ke Pembeli
Setelah invoice selesai dibuat, kirimkan kepada pembeli melalui email atau platform invoicing digital untuk mempercepat proses pembayaran.
Baca Juga: Pentingnya Riwayat Transaksi untuk Bisnis, Ini 4 Fungsinya
Optimalkan Pengelolaan Invoice dengan iSeller
Jika Anda ingin mengelola invoice dengan lebih praktis, cepat, dan profesional, iSeller adalah solusi yang tepat! Setiap pesanan, pengiriman, ataupun pembayaran akan otomatis terbuat invoice-nya. Anda jadi bisa membuat dan mengirim invoice hanya dalam hitungan detik. Tidak perlu repot dengan pencatatan manual—semua kegiatan operasional bisnis bisa diakses dalam satu dashboard yang terintegrasi.
Gunakan iSeller dan nikmati kemudahan dalam mengelola bisnis Anda! Coba GRATIS sekarang!