Pencatatan yang baik pada setiap transaksi yang dilakukan bisnis akan jadi dasar kuat pengelolaan finansial perusahaan yang kamu punya. Ini kenapa, adanya bukti transaksi pembelian atau penjualan wajib selalu disimpan dan didokumentasikan dengan baik.
Sebagian besar dari kamu yang telah menjalani bisnis dalam beberapa waktu tentu sudah paham apa yang dimaksud bukti transaksi itu. Kamu juga akan bisa melihat jenis dari berkas tersebut, tujuan, serta manfaatnya dalam pencatatan keuangan bisnis di bahasan artikel ini.
Baca juga: Cara Buat Laporan Keuangan Sederhana untuk Pebisnis UMKM
Kenali Apa Itu Bukti Transaksi
Secara harfiah bukti transaksi adalah bukti tertulis yang digunakan untuk merekam dan mendokumentasikan kegiatan transaksi yang terjadi di sebuah perusahaan. Perannya penting, sebagai dokumen yang sah atas transaksi yang telah dilakukan, terkait informasi pihak yang melakukan transaksi, tanggal, dan nilai transaksi tersebut.
Transaksi ini bisa dilakukan dengan pihak internal, atau dengan pihak eksternal. Dapat berupa penjualan, dan dapat berupa pembelian. Selama ada dana yang masuk atau keluar, dan ada hal yang menjadi objek transaksi, maka dokumentasi berkasnya wajib ada demi ketaatan pada prinsip akuntansi.
Dua Jenis Utama Berkas Ini
Dalam proses bisnis, sedikitnya ada dua jenis utama dari bukti transaksi yang harus kamu tahu. Pertama adalah bukti atas transaksi internal, dan bukti atas transaksi eksternal.
1. Bukti Transaksi Internal
Jenis pertama berasal dari transaksi di dalam perusahaan, atau kegiatan internal bisnis. Transaksi dilakukan oleh personalia perusahaan yang digunakan untuk urusan dalam. Contohnya adalah memo dari pimpinan ke karyawan yang kamu punya, perubahan nilai finansial karena penyusutan aset, dan kebutuhan perlengkapan kantor untuk divisi di perusahaan.
2. Bukti Transaksi Eksternal
Bukti ini berasal dari transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Pihak luar di sini berarti luas, mulai dari vendor, supplier, partner bisnis, distributor, reseller, agen, hingga bahkan pelanggan sekalipun. Contohnya cukup beragam, mulai dari kuitansi, cek, faktur, nota kredit dan debit, dan sebagainya.
Pada masa sebelum adanya teknologi pencatatan digital yang terintegrasi, semua dokumen ini disimpan dalam bentuk fisik secara manual. Namun kini, bukti setiap transaksi sudah bisa diakses dengan mudah ketika bisnis menggunakan sistem pencatatan digital yang baik.
5 Tujuan Pembuatan Bukti Transaksi
Sedikitnya ada lima tujuan pembuatan bukti atau dokumentasi transaksi ini.
- Pertama, memberikan informasi detail tentang perubahan pada sumber finansial bisnis atau perusahaan.
- Kedua, memberikan informasi terkait sumber finansial, seperti modal dan kewajiban yang harus kamu bayarkan.
- Ketiga, memberi informasi keuangan untuk membantu bisnis memperkirakan potensi keuntungan perusahaan di masa yang akan datang.
- Keempat, memudahkan pembuatan laporan keuangan yang akurat.
- Kelima, menghindari terjadinya selisih dan kesalahan dalam pencatatan keuangan bisnis.
Mengingat fungsinya yang cukup mendasar terkait pencatatan keuangan perusahaan, maka sudah sewajarnya kamu menggunakan sistem yang dapat menunjang hal ini dan memberikan akurasi yang tinggi untuk setiap pencatatan yang dilakukan.
Terakhir, Terkait dengan Manfaatnya
Poin terakhir ini akan membahas tentang manfaat adanya berkas bukti untuk bisnis yang kamu punya. Secara singkat lengkap dengan penjelasannya, berikut manfaat dari bukti transaksi untuk bisnis secara umum.
1. Tahu Pihak yang Bertanggungjawab atas Transaksi
Manfaat pertama adalah mengetahui secara detail tentang pihak yang bertanggungjawab atas transaksi yang telah dilakukan. Dokumen ini akan diterbitkan dengan data lengkap tentang pihak-pihak yang melakukan transaksi. Berkas ini jadi bukti legal transaksi pernah terjadi antara pihak yang disebutkan.
2. Konfirmasi atas Transaksi
Bukti ini juga menjadi tanda konfirmasi atas nominal dana yang digunakan dalam transaksi terkait. Dalam setiap dokumen ini, pasti dicantumkan nominal yang telah disepakati, bahkan hingga metode pembayaran yang digunakan dan disetujui kedua pihak. Nominal yang tepat menandakan transaksi jual-beli sudah diselesaikan.
3. Meminimalisir Kesalahan Pencatatan
Dengan adanya berkas yang sah pada setiap transaksi, maka bagian keuangan di perusahaan bisa melakukan pencatatan dengan tepat. Jadi, kemungkinan terjadinya kesalahan pada laporan keuangan bisa ditekan hingga ke titik minimal, dan kamu bisa melanjutkan proses pencatatan dan analisis dengan data yang akurat.
4. Mendukung Proses Akuntansi
Terkait dengan manfaat di poin ketiga tadi, jelas adanya berkas yang akurat untuk setiap transaksi akan mendukung proses akuntansi kini dan nanti. Dengan berkas yang lengkap, kamu bisa menjalankan proses akuntansi dengan baik. Jadi urusan seperti analisa laporan keuangan periodikal, penyusunan strategi keuangan, dan forecasting bisnis di masa yang akan datang bisa dilakukan lebih komprehensif.
Baca juga; 5 Alasan Kenapa Bisnis Kamu Harus Pakai POS Sistem, Sudah Tahu?
Optimasi pencatatan setiap transaksi dengan sistem yang tepat bisa membantu kamu meningkatkan performa bisnis dari waktu ke waktu. Produk yang disediakan iSeller, dalam hal ini, bisa menjadi solusi untuk kebutuhan sistem pencatatan bukti transaksi yang akurat.
Dapat membantu kamu mengelola bisnis di berbagai kanal penjualan dan pemasaran, iSeller bisa mengintegrasikan setiap kanal, sehingga catatan bukti transaksi yang terjadi di kanal-kanal tersebut bisa kamu dapatkan dalam satu laporan komprehensif. Akurat, praktis, dan menyajikan data yang jelas, iSeller menyediakan banyak fitur lain yang bisa kamu maksimalkan untuk bisnis. COBA GRATIS sekarang, dan optimalkan semua fiturnya!