Laporan penjualan atau sales report adalah data atau metrik yang menjadi acuan pemangku kepentingan di perusahaan dalam mengambil keputusan strategis. Data ini diolah di beberapa perangkat lunak tertentu dan dibuat harian, mingguan, bulanan, sampai tahunan. Tak hanya berlaku untuk skala bisnis besar, sales report juga digunakan pada usaha kecil dan menengah untuk mengetahui berapa banyak produk terjual.
Penyusunan laporan ini membutuhkan tahapan-tahapan konkret agar tak terjadi kesalahan data. Dengan begitu, perusahaan memiliki laporan yang baik, rinci, dan valid. Namun, ternyata masih banyak pelaku bisnis yang melewati tahapan ini. Beragam alasan dibuat, mulai dari pembuatannya yang rumit hingga memakan banyak waktu.
Padahal, jika paham akan langkah pembuatan data penjualan, hal ini memberi pengaruh signifikan bagi bisnis. Bila Anda belum memahami proses pembuatan sales report, mari pahami panduannya sekarang melalui penjelasan berikut ini!
Baca Juga: Laporan Keuangan Terdiri Dari Apa Saja? Temukan Jawabannya di Sini
Mengenal Lebih Jauh Apa Itu Laporan Penjualan
Mengutip laman Datapine, laporan penjualan adalah alat analisis yang menyediakan wawasan Key Performance Indicator (KPI) terkait aktivitas penjualan di dalam perusahaan. Data didalam sales report membantu manager untuk melihat tren yang berlaku di masyarakat dan menciptakan strategi terbaik guna mencapai tujuan penjualan. Dapat dikatakan, laporan ini menjadi bahan evaluasi penjualan produk perusahaan dalam kurun waktu tertentu.
Data penjualan berguna untuk seluruh divisi di perusahaan, mulai dari tim sales, manajemen, sampai ke pihak pimpinan perusahaan. Acuan ini menjadi alat ukur yang berpengaruh pada kelangsungan operasional perusahaan. Laporan penjualan tak bisa dianggap remeh, apalagi di tengah penjualan modern yang penuh dinamika dan kompetisi. Metrik penjualan turut berkontribusi dalam pembentukan langkah terbaik.
Beragam Jenis Laporan Penjualan
Terdapat beberapa jenis sales report yang umum digunakan dalam dunia bisnis untuk menggambarkan performa dan tren penjualan suatu perusahaan. Berikut ini adalah beberapa di antaranya:
1. Laporan Penjualan Harian
Laporan ini adalah proyeksi singkat dari aktivitas penjualan yang terjadi dalam satu hari kerja. Data ini berisi jumlah penjualan, baik nilai maupun voluemnya. Informasi tambahan yang mungkin termasuk dalam laporan ini adalah tren penjualan selama jam-jam tertentu dalam sehari, produk atau layanan yang paling diminati oleh pelanggan, dan perbandingan dengan target penjualan harian yang telah ditetapkan.
2. Laporan Penjualan Mingguan
Laporan penjualan mingguan merangkum aktivitas penjualan selama periode seminggu penuh. Dokumen ini menampilkan data penjualan yang dikumpulkan setiap hari selama minggu tersebut, memungkinkan manajemen untuk melihat tren penjualan jangka pendek dan mengevaluasi kinerja selama periode waktu yang lebih luas. Laporan ini mungkin mencakup perbandingan dengan periode minggu sebelumnya, serta pencapaian terhadap target penjualan mingguan.
3. Laporan Penjualan Bulanan
Data ini merangkum total penjualan bulanan selama periode tertentu. Laporan ini memberikan gambaran tentang kinerja penjualan perusahaan dalam suatu bulan, mencakup perbandingan dengan bulan sebelumnya dan proyeksi untuk bulan mendatang.
4. Laporan Penjualan Tahunan
Perusahaan juga perlu memiliki data penjualan yang terjadi di tiap tahunan. Dalam dokumen penjualan tahunan, terdapat metrik barang apa saja yang terjual dan yang tidak. Melalui gambaran tersebut, pelaku bisnis jadi lebih mudah dalam merancang strategi di tahun berikutnya.
5. Laporan Penjualan Produk
Jenis laporan ini berfokus pada penjualan produk tertentu atau kelompok produk selama periode waktu tertentu. Data yang disajikan mungkin mencakup jumlah unit yang terjual, pendapatan kotor, dan rata-rata harga penjualan.
6. Laporan Penjualan Wilayah
Dokumen ini menggambarkan penjualan perusahaan berdasarkan wilayah geografis. Laporan ini dapat membantu dalam mengidentifikasi wilayah yang paling produktif dan memperhatikan area yang memerlukan strategi penjualan tambahan.
7. Laporan Penjualan Pelanggan
Laporan ini merinci penjualan berdasarkan pelanggan atau kelompok pelanggan. Dokumen ini menyajikan data berupa pendapatan yang dihasilkan dari setiap pelanggan, frekuensi pembelian, dan tren pembelian dari waktu ke waktu.
8. Laporan Analisis Penjualan
Jenis laporan ini menggabungkan data sales dengan faktor-faktor lain, seperti promosi, musim, atau tren pasar. Analisis ini memberikan wawasan tentang faktor-faktor apa yang mempengaruhi penjualan perusahaan dan membantu dalam merencanakan strategi penjualan di masa mendatang.
9. Laporan Penjualan Komparatif
Sepertinya namanya, sales report yang satu ini akan membandingkan kinerja penjualan perusahaan dalam periode waktu tertentu. Ini dapat mencakup perbandingan tahunan, kuartalan, atau bulanan untuk menunjukkan tren jangka panjang dan jangka pendek dalam penjualan.
10. Laporan Penjualan Produk Terlaris
Jenis laporan ini menyoroti produk atau layanan yang paling sukses dalam suatu periode waktu. Informasi ini berguna untuk mengidentifikasi tren produk dan memandu keputusan inventarisasi dan pemasaran di masa depan.
Cara Menyusun Laporan Penjualan yang Akurat
Penyusunan sales report yang baik memerlukan beberapa data dan strategi tepat agar hasil yang Anda miliki sesuai dengan fakta dalam aktivitas bisnis. Tahapan di bawah ini dapat menjadi panduan untuk Anda ketika ingin membuat laporan penjualan.
1. Identifikasi Tujuan Laporan
Mulailah dengan menetapkan tujuan utama dari laporan penjualan Anda. Apakah Anda ingin menganalisis performa penjualan selama periode tertentu, memantau pencapaian terhadap target penjualan, atau mengevaluasi efektivitas strategi pemasaran.
2. Kumpulkan Data Penjualan
Kumpulkan data sales yang diperlukan untuk laporan Anda. Ini mungkin mencakup informasi seperti total penjualan, penjualan berdasarkan produk atau layanan, penjualan berdasarkan wilayah atau pelanggan, dan lain-lain. Pastikan data yang Anda kumpulkan terpercaya dan lengkap.
3. Pilih Format yang Sesuai
Pilih format yang sesuai untuk laporan penjualan Anda. Anda dapat menggunakan tabel, grafik, atau kombinasi keduanya untuk menyajikan data dengan jelas dan mudah dipahami. Pastikan format yang Anda pilih mendukung tujuan laporan.
4. Rangkum Data dengan Jelas
Ringkaslah data sales Anda dengan jelas dalam laporan. Identifikasi tren atau pola yang menonjol, seperti peningkatan atau penurunan dalam penjualan, produk atau layanan yang paling diminati oleh pelanggan, atau wilayah yang mencatat pertumbuhan penjualan yang signifikan.
5. Tambahkan Analisis dan Interpretasi
Sisipkan analisis dan interpretasi ke data penjualan Anda. Jelaskan faktor-faktor apa yang memengaruhi kinerja penjualan, seperti perubahan tren pasar, strategi pemasaran yang berhasil, atau faktor eksternal seperti musim atau kondisi ekonomi. Berikan wawasan tentang proyeksi dari temuan Anda dan saran untuk tindakan selanjutnya.
6. Sertakan Grafik atau Visualisasi
Sertakan grafik atau visualisasi data untuk memperkuat poin-poin utama dalam laporan Anda. Grafik dapat membantu pemahaman pola atau tren dalam data sales Anda dan membuat laporan lebih menarik secara visual.
7. Koreksi Laporan Anda
Lihat laporan Anda sebelum disebarkan. Pastikan bahwa laporan tersebut bebas dari kesalahan, gramatikal dan tata bahasa yang baik, serta mudah dipahami oleh pembaca. Ajukan beberapa pertanyaan seperti: Apakah informasi yang disajikan jelas dan relevan? Apakah analisis dan interpretasi sudah masuk akal? Apakah format dan visualisasi data efektif?
8. Sertakan Rekomendasi atau Tindakan Selanjutnya
Bila perlu, tambahkan rekomendasi atau tindakan selanjutnya berdasarkan temuan dalam laporan Anda. Hal ini membantu pemahaman langkah-langkah yang perlu diambil untuk meningkatkan performa penjualan di masa mendatang.
Baca Juga: Strategi Menjalankan Market Research untuk Mengembangkan Bisnis
Kesimpulan:
Di era digital yang serba cepat ini, Anda butuh teknologi modern yang mampu menghimpun data penjualan terbaru untuk pembuatan laporan penjualan. Andalkan iSeller sebagai penyedia metrik aktivitas bisnis Anda!
iSeller dapat meninjau data pelanggan, data penjualan, dan segala aktivitas yang membuat operasional usaha Anda berjalan lancar. Ditambah lagi, baru-baru ini iSeller merilis AI untuk penggunanya, di mana Anda bisa mendapatkan partner bisnis intelejen yang sedia 24/7. Selain itu, Anda bisa mengajukan konsultasi bisnis gratis, informasi produk terkini, dan dukungan terkait layanan iSeller bersama tim yang berpengelaman. Raih sukses Anda bersama iSeller dengan COBA GRATIS atau ajukan demo!