Pernahkah kamu berpikir apa yang akan terjadi pada bisnis yang kamu punya ketika tiba-tiba persediaan barang menjadi nol? Tidak lagi ada barang yang bisa dijual, tidak lagi ada barang yang bisa digunakan untuk proses produksi, tentu secara praktis bisnis akan lumpuh bukan? Ini mengapa penerapan inventory control yang tepat diperlukan, sehingga hal tersebut tidak terjadi.
Memang sebenarnya akan sulit sekali menemukan bisnis dengan kontrol persediaan begitu buruk hingga skenario di atas terjadi, tapi setidaknya kamu paham betapa aktivitas kontrol dan manajemen persediaan merupakan hal penting, untuk setiap jenis bisnis dan industri.
Inventory control sendiri bisa kamu pahami sebagai sebuah aktivitas atau kegiatan untuk memastikan persediaan barang sehingga tidak terjadi kekosongan. Hal ini berlaku untuk bahan baku, dan produk yang sudah jadi, yang siap dipasarkan.
Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan Sistem Endorsement dalam Strategi Pemasaran
Agar Lebih Paham Urgensinya, Cermati Fungsinya
Kegiatan bisnis akan dilakukan dengan menjual dan membeli barang atau jasa. Maka penting untuk selalu memastikan kamu punya barang atau produk untuk dijual. Beberapa fungsi dari inventory control sendiri antara lain adalah sebagai berikut.
- Mengantisipasi keterlambatan pengiriman bahan baku atau produk yang diperlukan perusahaan. Fungsi ini penting agar tidak terjadi kekosongan, yang bisa menghambat urusan bisnis.
- Terus memastikan barang yang dipesan sudah sesuai dengan kebutuhan, sehingga tidak perlu dilakukan proses retur dan pengembalian kepada penjual.
- Memberikan waktu yang diperlukan untuk perusahaan menyesuaikan diri dengan dinamika harga yang ada, baik untuk pembelian bahan baku, atau penjualan produk ke pasar
- Memperoleh keuntungan dari pembelian yang sebelumnya dilakukan
- Selalu bisa menampung barang atau bahan baku yang hanya dihasilkan secara musiman
- Memberi pelayanan terbaik pada pelanggan dengan memastikan ketersediaan barang setiap saat
Cukup mendasar bukan fungsinya?
4 Metode Inventory Control yang Bisa Dipakai
Inventory control akan dapat memberikan efek maksimal ketika kamu paham benar metode yang digunakan. Setidaknya secara umum, ada enam metode yang bisa menjadi opsi. Keempatnya adalah tracking inventory, set reorder point, quality control, dan terakhir adalah audit secara teratur.
1. Tracking Inventory
Metode ini dilakukan dengan senantiasa memantau persediaan barang di gudang, serta dimana lokasi penyimpanan setiap barang yang kamu punya. Tidak sedikit yang menggunakan software digital untuk urusan ini, supaya aktivitasnya mudah tapi akurat.
Dengan data real-time, kamu bisa selalu tahu jumlah setiap barang yang kamu punya, sehingga kamu tahu kapan harus melakukan pembelian ulang pada barang yang mulai menipis.
2. Set Reorder Point
Metode ini juga dikenal dengan istilah perkiraan pemesanan kembali. Metode ini dilakukan pada dasarnya agar barang yang ada tidak sampai mengalami kekosongan atau stok habis, sehingga menghambat aktivitas bisnis.
Sistem manajemen persediaan dan stok bisa diatur untuk memberikan tanda ketika persediaan barang yang ada mencapai angka tertentu, dan waktunya melakukan pembelian. Perhitungannya sendiri bisa didasarkan pada sirkulasi barang di periode sebelumnya, atau waktu yang sama di tahun lalu.
3. Quality Control
Metode ketiga adalah quality control. Metode ini dilakukan dengan mengawasi setiap pesanan yang datang, dan produk yang sudah jadi dan disimpan di dalam gudang. Kamu harus memastikan setiap barang benar-benar sudah sesuai dengan standar perusahaan, sehingga dapat langsung digunakan ketika diperlukan.
Quality control juga memberikan data lengkap tentang jumlah barang, dan bagaimana kondisi barang.
4. Audit secara Teratur
Metode keempat adalah audit secara teratur. Dengan adanya sistem inventory control yang terintegrasi dengan pengelolaan gudang, kamu tetap harus melakukan audit teratur guna memastikan barang yang tercatat di sistem serupa dengan barang yang ada di gudang.
Memang akan membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit, tapi hal ini penting untuk selalu memastikan tidak ada yang salah dengan catatan di dalam sistem.
Manfaatnya Ketika Diterapkan pada Bisnis Multi-Outlet
Secara mendasar, kontrol pada persediaan akan cenderung mudah ketika kamu baru memiliki satu lokasi penjualan atau gudang saja. Tapi ketika sudah sampai di skala multi-outlet, sistem ini benar-benar bisa membantu efektivitas dan efisiensi pengelolaan stok yang ada.
Beberapa manfaat utamanya adalah sebagai berikut:
- Melakukan update secara real-time tentang kebutuhan setiap outlet, dan ketersediaan barang di dalam fasilitas penyimpanan atau gudang. Dengan begini, kebutuhan setiap outlet dapat segera terpenuhi ketika diperlukan restock
- Bisnis bisa mengamankan jumlah persediaan di titik yang diperlukan, tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit. Sebab jumlah yang tidak ideal akan memicu satu di antara dua hal. Ketika persediaan terlalu sedikit maka kebutuhan setiap outlet tidak terpenuhi, dan ketika terlalu besar maka biaya gudang dan maintenance produk akan membengkak
- Mengambil keputusan cepat dan tepat. Dengan sistem ini kamu bisa melihat data terkini dari persediaan yang dimiliki, dan kebutuhan setiap outlet dalam jangka waktu tertentu. Informasi yang solid dapat membantu kamu mengambil keputusan cepat dan tepat, ketika berhadapan dengan situasi darurat
Baca Juga: Apa Sih Keuntungan Melakukan Data Entry Bagi Bisnis?
Jelas fungsi dari inventory control sifatnya mendasar, terlebih untuk perusahaan atau bisnis multi-outlet yang menuntut ketersediaan produk sepanjang waktu. Hal ini yang kemudian membawa kamu ke iSeller, yang menyediakan POS System terpadu, yang memiliki fitur Inventory. Fitur ini memungkinkan pengelolaan satu pintu pada urusan persediaan barang, dan update secara real-time sesuai dengan apa yang ada di fasilitas gudang. Optimal dalam setiap segmen bisnis, iSeller bisa jadi partner handal untuk meningkatkan profit yang kamu dapatkan!