Untuk kamu yang bergelut di dunia bisnis, catatan keuangan jelas bukan istilah yang asing. Aktivitas keuangan yang terjadi harus selalu dicatat dengan rinci dan aktual, sehingga pada akhir periode keuangan dapat diperoleh catatan yang runut dan benar.
Catatan keuangan sendiri berbeda dengan laporan keuangan, jika dilihat dari segi skala bisnis. catatan ini digunakan pada bisnis dengan skala yang lebih kecil, sehingga bentuknya tidak serumit laporan keuangan yang benar-benar memuat semua aktivitas perusahaan atau korporasi besar.
Nah agar kamu bisa lebih paham soal apa itu catatan keuangan, manfaat, dan tips mudah membuatnya untuk bisnismu, kamu bisa lihat penjelasan di bawah ini.
Baca juga: Keuntungan Menerapkan Sistem Down Payment dalam Bisnis
Pengertian Catatan Keuangan secara Umum
Jika melihat definisinya secara umum, catatan keuangan bisa dipahami sebagai pembukuan keuangan untuk bisnis dalam skala kecil dan menengah. Secara praktis, catatan ini masih dapat di-handle oleh pemilik bisnis atau satu bagian tertentu. Namun demikian belum benar-benar memerlukan tenaga akuntan profesional yang berpengalaman dalam urusan pembukuan.
Berkas ini menjadi penting karena akan memuat segala jenis pengeluaran, pemasukan, dan dinamika pada bagian keuangan dari perusahaan. Sedikitnya ada beberapa catatan yang harus dibuat di dalam bisnis yang kamu punya. Antara lain adalah sebagai berikut :
- Catatan pengeluaran, berisi semua pengeluaran yang dilakukan (operasional, pembelian bahan baku, gaji karyawan, biaya internet, biaya karyawan, biaya lain)
- Catatan pemasukan, berisi semua pemasukan yang diterima oleh bisnis Anda (investor, keuntungan penjualan, piutang yang dibayar, dan pemasukan lainnya)
- Buku kas utama, adalah gabungan dari buku catatan pemasukan dan pengeluaran. Digunakan agar kamu tidak bingung mengetahui berapa untung atau rugi yang didapatkan.
- Buku stok barang, berisi tentang catatan jumlah barang yang keluar dan masuk di dalam bisnis. Berguna untuk mengawasi persediaan barang yang ada di fasilitas penyimpanan perusahaan.
- Pencatatan inventaris, berisi catatan aset yang ada dan dimiliki oleh perusahaan.
- Buku laba rugi, berisi pencatatan pendapatan dan beban perusahaan di satu periode waktu tertentu.
Manfaat Membuat Dokumen Catatan Keuangan
Ada beberapa manfaat utama dari catatan keuangan ketika hal ini dibuat dengan benar. Beberapa manfaat tersebut antara lain adalah sebagai berikut :
1. Menjadi Indikator Untung-Rugi
Dengan melakukan pembukuan keuangan, baik dalam bentuk catatan atau laporan, kamu bisa melihat kinerja keuangan bisnis. Apakah dalam kondisi untung? Atau justru dalam kondisi rugi? Tanpa adanya catatan keuangan ini kamu akan sulit melihat perbandingan dan informasi ini, dan bisa menjadi masalah di kemudian hari.
2. Membantu Proses Lapor Pajak
Meski skala bisnis yang kamu punya masih kecil atau sedang, namun bisnis ini tidak akan lepas dari kewajiban pajak. Dengan catatan yang jelas pada sisi keuangan, kamu bisa dengan mudah melakukan pembayaran dan pelaporan pajak tanpa ada miss yang mungkin terjadi.
3. ‘Senjata’ saat Mengajukan Pinjaman
Ketika bisnis yang kamu kelola ingin melakukan ekspansi, maka tambahan modal menjadi hal mutlak. Pihak pemodal pasti akan meminta catatan keuangan atau pembukuan yang dimiliki bisnis, untuk melihat prospek yang dimiliki. Tanpa ada pembukuan yang jelas, kamu akan sulit mendapatkan suntikan modal atau pinjaman dari pemilik kapital karena tidak bisa menyajikan gambaran prospek di masa yang akan datang.
4. Pengendalian Keuangan Usaha
Menggunakan pembukuan yang jelas dan sistematis, kamu akan memiliki kendali atas keuangan perusahaan atau bisnis yang kamu punya. Strategi keuangan bisa disusun sedemikian rupa, jadi kamu paham benar kapan waktu yang tepat melakukan ekspansi, melakukan teknik betahan, atau justru melepas produk yang tidak mendatangkan keuntungan. Semua bisa dilihat dari catatan yang disusun, selama catatan ini benar-benar mengacu pada data riil.
Tips Membuat Catatan Keuangan untuk Bisnis
Jika selama ini kamu belum membuat catatan keuangan dengan benar, maka kamu bisa memulainya dari sekarang. Beberapa tips yang bisa kamu coba ikuti adalah sebagai berikut.
1. Buat secara Runtut
Seperti yang telah dijelaskan di bagian awal tadi, kamu bisa mulai membuat catatan secara runtut. Semua harus disesuaikan dengan keadaan riil, dicatat secara aktual, dan sebisa mungkin tidak ada kesalahan. Buat mulai sekarang dan dengan teliti, agar kamu punya catatan yang baik atas keuangan bisnis.
2. Gunakan Gadget dan Teknologi
Untuk membantu pencatatan keuangan yang akan kamu buat, kamu bisa memanfaatkan gadget dan teknologi kekinian. Cukup banyak kok aplikasi dan layanan pencatatan keuangan yang bisa kamu pakai. Jadi tak perlu cemas, pilih dengan bijak, dan dapatkan produk pencatatan terbaik!
3. Pengelolaan Keuangan dengan Cermat
Mulai dari perencanaan, eksekusi penggunaan anggaran, sampai ke evaluasi, sebaiknya dikelola dengan baik. Semakin disiplin pengelolaan yang dilakukan, maka semakin mudah juga pencatatan dilakukan.
4. Evaluasi Rutin
Secara rutin, kamu harus melakukan evaluasi pada setiap catatan keuangan yang dibuat. Hal ini dengan tujuan memastikan semua pencatatan berjalan dengan benar dan tepat, jadi tidak muncul masalah di kemudian hari terkait hal ini.
5. Disiplin dan Teliti
Klise memang, tapi disiplin dan teliti akan jadi tips membuat catatan keuangan paling dasar dan paling penting untuk dipegang dalam jenis industri apapun.
Baca juga: Penerapan Omnichannel dalam Bisnis, Ini 5 Strateginya!
Pembuatan catatan keuangan sebenarnya bisa didukung dengan banyak teknologi terkini. Misalnya saja, dengan POS System dari iSeller, yang menyediakan ragam sistem pengelolaan bisnis yang bisa kamu gunakan untuk membantu setiap proses. Misalnya saja seperti Reports & Analytics yang bisa membantu pembuatan laporan keuangan, kemudian Inventory yang bisa membantu pengelolaan persediaan, dan lain sebagainya. Kamu bisa mencermati produknya secara langsung, atau COBA GRATIS di tautan terkait.