Punya bukti yang valid untuk setiap transaksi akan membuat bisnis yang kamu jalankan memiliki catatan yang rapi untuk urusan keuangan. Hal sederhana ini bisa membantu bisnis untuk melacak setiap transaksi yang dilakukan. Invoice tagihan, jadi salah satu berkas yang digunakan dan punya peranan penting untuk bisnis.
Invoice tagihan sendiri sebenarnya adalah dokumen yang digunakan sebagai alat mengajukan tagihan, yang dikirimkan oleh penjual pada pembeli. Dalam bentuk manual, berkas ini akan dikirim sebanyak tiga rangkap, satu untuk penjual, satu untuk pembeli, dan satu untuk laporan keuangan.
Baca juga: 9 Kelebihan Online Ordering untuk Bisnis, Siap Mencobanya?
Fungsi Mendasar Invoice Tagihan
Untuk fungsi dari keberadaan berkas ini sendiri setidaknya ada lima poin. Sebagai catatan transaksi, pelacakan pembayaran, bukti legal transaksi, mendukung pengajuan pajak, dan melakukan analisis bisnis.
1. Catatan Penjualan Sah
Fungsi pertama keberadaan berkas ini adalah supaya bisnis memiliki catatan penjualan yang sah. Perusahaan akan tahu benar kapan produk dijual, siapa pembeli dari produk tersebut, dan detail informasi soal produk yang dijual tersebut.
2. Melacak Pembayaran
Invoice ini juga berfungsi sebagai alat untuk melacak pembayaran yang sudah atau harus dilakukan oleh pembeli. Dengan berkas ini, semua transaksi yang masih belum dibayarkan dapat diketahui, dan transaksi yang telah diselesaikan dapat segera diakhiri.
3. Bukti Legal Transaksi
Berkas ini juga menjadi bukti hukum dari kesepakatan antara pembeli dan penjual, di harga dan spesifikasi yang sudah disepakati. Kamu bisa menjadikan berkas ini sebagai landasan hukum bilamana di kemudian hari terjadi salah paham, atau harus berurusan dengan hukum karena gugatan tertentu.
4. Membantu Urusan Pajak
Dengan adanya catatan jelas dari setiap invoice yang dibuat, maka bisnismu akan lebih mudah ketika harus menyelesaikan urusan pajak. Setiap transaksi yang terjadi dan pendapatan yang diperoleh akan tercatat dengan rapi, sehingga penghitungan pajak bisa dilakukan dengan cepat.
Invoice juga mencatat mengenai pajak penjualan atau transaksi yang dilakukan, sehingga kamu tidak akan kehilangan bukti pembayaran kewajiban pajak.
5. Analisis Bisnis
Terakhir adalah untuk analisis bisnis. Setiap catatan yang dihasilkan dari invoice tagihan bisa membantu memberikan gambaran tentang dinamika penjualan yang terjadi. Dari data ini, bisa dilakukan analisis untuk mengembangkan bisnis dan penerapan langkah berikutnya dari sebuah strategi pemasaran.
Mari Kenali 7 Jenisnya
Sebenarnya jenis invoice akan bergantung pada apa fungsi dan tujuan penerbitannya. Mengacu pada berbagai sumber, kamu bisa mengenal setidaknya ada tujuh jenis invoice yang digunakan dalam bisnis.
- Invoice proforma, adalah jenis berkas yang menyatakan komitmen penjual untuk melakukan penyerahan produk pada pembeli dengan harga yang sudah disepakati. Berkas akan dikirim sebelum produk dikirimkan atau pekerjaan dilakukan. Sifatnya bukan sebagai penagihan, tapi pemberitahuan pada pembeli kapan harus melakukan pembayaran.
- Invoice komersial, jenis berkas untuk deklarasi paeban. Idealnya, invoice ini dibuat untuk penjualan produk yang diekspor melintasi perbatasan internasional.
- Nota kredit, adalah invoice yang dikeluarkan oleh perusahaan pada klien untuk memberikan pengembalian uang atau potongan harga. Jenis ini dikeluarkan karena ada kesalahan pada invoice yang dibuat sebelumnya.
- Invoice kolektif, dibuat saat perusahaan melakukan banyak proyek kecil untuk klien, dan menjadi bentuk tagihan yang disatukan sebagai invoice bersama.
- Invoice interim, dibuat saat perusahaan melakukan transaksi yang sangat besar, sehingga penagihan dilakukan secara bertahap. Perusahaan tidak perlu menunggu hingga transaksi selesai, dan pembayaran dilakukan pada beberapa termin.
- Invoice berulang, invoice ini akan dijadwalkan untuk terbit tanpa batas waktu dan secara berkala. Digunakan dalam transaksi yang sudah terjadwal, dan memiliki jangka waktu tertentu.
- Invoice penahanan, atau disebut retainer invoice, merupakan dokumen yang dikirim ke klien atau pembeli jika melakukan pembayaran di muka untuk produk yang dibeli. Jumlah yang dibayarkan akan dipotong dari total pembayaran akhir yang harus dilakukan.
Manfaat Keberadaan Berkas Bukti Transaksi Ini adalah…
Setelah tahu fungsi dan jenisnya, bagian ketiga akan sekilas membahas mengenai manfaat dari invoice ini. Beberapa manfaat mendasarnya adalah:
- Sebagai berkas melakukan penagihan pembayaran
- Bentuk dokumentasi penjualan
- Berkas yang membantu pembayaran tagihan
- Membantu urusan pengelolaan dan penghitungan pajak
- Memberikan kepastian hukum pada setiap transaksi yang dilakukan
- Menjadi instrumen pendukung aktivitas pemasaran dan transaksi bisnis
Terakhir, Ayo Cermati Cara Membuatnya
Sebenarnya untuk cara membuat invoice tagihan sendiri dapat dilakukan dengan mudah, ketika bisnismu memiliki sistem pengelolaan keuangan yang solid. Sistem ini bisa membantu pembuatan invoice sesuai dengan kebutuhan bisnis, dengan format yang sudah ditentukan sebelumnya.
Beberapa elemen yang wajib kamu pastikan masuk dalam invoice yang dibuat antara lain adalah:
- Nama perusahaan yang kamu miliki
- Nama perusahaan klien
- Alamat lengkap keduanya
- Jadwal jatuh tempo secara jelas
- Detail produk yang menjadi objek transaksi, spesifikasi, jumlah, dan harga
- Potongan atau diskon yang diberlakukan
- Nomor rekening pembayaran
- Nomor invoice
Dan beberapa elemen lain yang diperlukan sebagai kelengkapan transaksi.
Baca juga: Mengenal Sistem Self Service dan 5 Keuntungannya
Nah untuk membantu bisnis mengelola dan membuat invoice tagihan yang ideal, kamu bisa menggunakan sistem pengelolaan yang solid dari iSeller. Meski produk utamanya adalah POS System, namun di dalamnya kamu bisa menemukan fitur Reports & Analytics yang membantu urusan pelacakan transaksi yang sudah terjadi. Dengan begini, pelacakan setiap transaksi akan dengan mudah dilakukan, dan bisnis bisa mendapat data yang diperlukan dalam analisis strategisnya. Segera ajukan COBA GRATIS produk iSeller sekarang, dan rasakan kemudahan di setiap fiturnya!